Dans le cadre de l’activité de votre entreprise, vos collaborateurs peuvent être amenés à effectuer des dépenses qui entrent dans leur cadre professionnel. Ils vont alors fournir ce que l’on appelle des notes de frais, et des logiciels spécialisés permettent de bien les administrer. Apprenons-en davantage sur ces types de logiciels !
Principe de ce type de logiciel
Afin de choisir un logiciel de note de frais, il convient de bien rappeler ce dont il s’agit. Ce logiciel va gérer automatiquement ces documents qui seront d’ailleurs au format dématérialisé. Disponible sous forme d’application mobile, desktop, ou les deux, il a pour but de faciliter et d’informatiser l’ensemble de l’administration des notes de frais de votre entreprise.
Le logiciel va centraliser les factures ou autres justificatifs de paiement de vos collaborateurs pour vous permettre un accès rapide et à tout moment. L’ensemble des dépenses professionnelles de vos salariés se retrouve ainsi en une seule et même plateforme.
De nombreux avantages pour votre structure
À l’ère du tout numérique, et avec la dématérialisation des documents, adopter un logiciel pour gérer ses notes de frais s’avère quasi indispensable. En effet, nombreux sont les avantages d’opter pour ce type de solution. Tout d’abord, vos collaborateurs et votre service administratif n’auront plus besoin de disposer d’une quantité parfois conséquente de papiers à traiter… Factures ou autres justificatifs peuvent vite se multiplier selon les activités et besoins de vos collaborateurs ; des documents encombrants, qu’il convient de trier… sans oublier le risque de perte ou d’oubli !
De plus, un logiciel de notes de frais va procéder à l’automatisation de toutes les opérations inhérentes à leur gestion. Vous n’aurez plus à entrer à la main les différentes informations du justificatif de dépenses (une tâche pénible, chronophage, et pouvant donner lieu à des erreurs). Grâce au logiciel, le justificatif est directement transmis et enregistré dans le logiciel. Un gain de temps indéniable, et de quoi vous épargner une tâche extrêmement redondante.
Par ailleurs, ce type de logiciel dispose de fonctionnalités comme un dashboard ou encore une recherche. Deux fonctionnalités qui vous permettent, en un coup d’œil ou en un simple clic, d’accéder facilement aux données sur la période de votre choix et/ou concernant le collaborateur de votre choix. Le suivi des dépenses professionnelles n’en est que facilité et clarifié, ce qui vous permet de mieux identifier les coûts pour optimiser le budget de ces dépenses en conséquence.
Comment bien choisir son logiciel de notes de frais ?
De nombreuses solutions sont disponibles sur le marché. Aussi, il n’est pas toujours simple de savoir que choisir entre tel ou tel logiciel ! Plusieurs critères sont à prendre en compte pour trouver celui le plus adéquat à votre entreprise.
Tenez par exemple compte des fonctionnalités du logiciel. Si vous êtes une petite structure, aurez-vous vraiment besoin d’autant d’options ? Inversement, si vous êtes une grosse structure, les fonctionnalités proposées seront-elles suffisantes ? Une question étroitement liée à celle du coût du logiciel. L’idéal reste d’opter pour une solution modulable, c’est-à-dire avec des fonctionnalités incluses, de base, puis des fonctionnalités tierces que vous pourrez décider d’ajouter à votre solution de gestion de notes de frais. Vous disposerez ainsi d’un logiciel le plus adapté possible à votre activité et vos besoins.